Tímový meeting je pre trénera dôležitá platforma pri dosahovaní tímových cieľov a zladenia spoločného snaženia. Ale je to stále len platforma. Obsah a užitočnosť porady je len na jej účastníkoch a moderátorovi porady.

Vedenie a organizácia porady máju tendenciu byť zručnosťami, ktoré lídri, tréneri a realizačný tím, či hráči často opomínajú.

Nasledujúce informácie je potrebné vnímať ako vzor návrhu na poradu.

Môžete si vybrať, ktoré návrhy najlepšie zodpovedajú konkrétnej kultúre vo vašom vlastnom tíme, zväze alebo asociácii . Majte na pamäti, že porady sú veľmi „nákladné“ činnosti. Keď sa vezme do úvahy cena práce za stretnutie a koľko sa na nich dá a môže urobiť. Berte teda vedenie a účasť na porade veľmi vážne.

To ako stretnutie prebieha závisí na jeho predmete, napr. porada pred dôležitým zápasom, plánovanie sezóny, porada na riešenie problémov atď. Existujú však určité základné informácie, ktoré sú spoločné pre rôzne typy porád. Tieto základy sú popísané nižšie.

1.Výber účastníkov

• Rozhodnutie o tom, kto sa zúčastní, závisí od toho, čo chcete na stretnutí dosiahnuť. To sa môže javiť ako zrejmé, ale je prekvapujúce, koľko stretnutí sa uskutoční bez toho, aby tam boli tí správni ľudia a naopak sú tam ľudia, ktorí tam byť nemusia.
• Nespoliehajte sa na svoj vlastný úsudok, kto by mal prísť. Opýtajte sa na názor aj niekoľkých ďalších ľudí.
• Pokiaľ je to možné, kontaktujte každého človeka (ideálne telefonicky), aby ste mu povedali o stretnutí, jeho celkovom účele a dôvode, prečo je dôležitá jeho účasť. (to sa netýka opakujúcich sa meetingov)
• Pred stretnutím pošlite emailom informácie o porade vrátane účelu stretnutia, miesta, dátume a čase konania porady, zoznamu účastníkov a kontaktných osôb, ak majú otázky.
• Požiadajte niekoho, kto bude počas stretnutia zaznamenávať dôležité informácie(akcie, úlohy, zodpovedné osoby za úlohy a termíny). Táto osoba by mala zabezpečiť, aby boli tieto informácie distribuované všetkým účastníkom krátko po stretnutí (do 24 hod.)

2. Príprava programu porady

• Príprava programu stretnutia prebieha v spolupráci s kľúčovými účastníkmi stretnutia. Popremýšľajte, aký celkový výsledok zo stretnutia chcete (cieľ stretnutia) a aké aktivity je potrebné uskutočniť, aby ste tento výsledok dosiahli. Program by mal byť organizovaný tak, aby sa tieto činnosti uskutočňovali počas stretnutia.
• V agende uveďte celkový výsledok, ktorý od stretnutia očakávate.
• Navrhnite program tak, aby boli účastnici čím skôr zapojení do porady (napr. round-table: každy v 1 minúte povie, aké má 3 priority na daný týždeň
• Vedľa každej hlavnej témy uveďte typ potrebnej akcie, typ očakávaného výstupu (rozhodnutie, hlasovanie, akcia pridelená niekomu,...) a časové odhady na riešenie každej témy.
• Buďte ochotní prispôsobiť program porady. Spýtajte sa účastníkov, či program im dáva zmysel a či navrhujú pridať nejaký bod do programu alebo nejaký bod chcú riešiť iným spôsobom (separátny meeting, individuálny rozhovor,...), prípadne je už nejaký bod agendy neaktuálny.
• Program by mal byť celý čas na očiach, aby ho všetci učastníci vedeli ustrážiť
• Porozmýšľajte, ako nazvete poradu, aby ľudia prichádzali so spravne nastaveným myslením; Oplatí sa viesť krátky dialóg okolo názvu meetingu, aby sa medzi účastníkmi vytvoril jednotný pohľad na danú tému, najmä ak medzi nich patria zástupcovia rôznych kultúr. (tento bod sa netýka opakujúcich sa meetingov)

 3. Úvod stretnutia

• Vždy začnite načas; tým preukazujete rešpekt tým, ktorí prišli včas, a tým, ktorí prídu neskoro to pripomenie, že na rozvrhu porady záleží.
• Vitajte účastníkov a poďakujte im za ich čas.
• Prejdite si program na začiatku každého stretnutia a dajte účastníkom príležitosť pochopiť všetky navrhované hlavné témy, zmeniť ich a prijať.
• Pripomenieme, že sa bude robiť záznam stretnutia a kto ho má na starosti.
• V úvode stretnutia nastavte tón celého stretnutia podľa cieľov a agendy (aký druh energie chceme na meetingu, napr.: sústredenú, uvoľnenú, efektívnu, otvorenú, kreatívnu...)
• Ujasnite si svoje úlohy na stretnutí (kto má čo na starosti).

 4. Stanovenie základných pravidiel pre porady

Určite nemusíte vyvíjať nové základné pravidlá vždy, keď máte poradu. Oplatí sa však mať niekoľko základných pravidiel, ktoré môžete použiť pri väčšine svojich stretnutí. Tieto pravidlá predstavujú základné ingrediencie potrebné pre úspešné stretnutie.

5 základných pravidiel je:

1. Aktívna účasť
2. Vecná komunikácia
3. Sústredenie
4. Udržať momentum stretnutia (vyhýbame sa hlavne dlhým monológom)
5. Dosiahnutie konkrétneho výsledku/výstupu

Pravidlá samozrejme môžete pridať /zmeniť podľa vašich potrieb.

Najlepšie je si tieto pravidlá spoločne nastaviť a odsúhlasiť.

• Pravidlá  umiestnite na viditeľné miesto a spoločne dbajte na ich dodržiavanie.
• Ak máte nových účastníkov, ktorí nie sú zvyknutí na Vaše porady, môžete si s nimi prejsť základné pravidlá.
• Základné pravidlá majte vždy zverejnené aj v agende.

 5. Time-management

• Jednou z najťažších úloh na poradách je dodržiavať časový harmonogram. Človeku sa môže zdať, že čas plynie veľmi rýchlo a nestíha sa. Dlhé porady sú vyčerpávajúce a schopnosť súsrediť sa po 90 minútach veľmi rýchlo klesá.
• Tu je dôležité udržať dynamiku a momentum porady a dôsledne sledovať čas.
• Môžete požiadať účastníkov, aby vám pomohli sledovať čas.
• Ak sa plánovaný čas rokovania vymýká spod kontroly, poproste skupinu, aby Vám navrhla ako vyriešiť zvyšné úlohy v agende, čo najrýchlejšie (časový stres podporuje kretivitu a schopnosť riešiť problémy efektívne).
• Schopnosť sústrediť sa na jednu tému je u zdravého človeka je v priemere 20 minút. Preto sa snažte mať aj jednotlivé body agendy maximálne na 20 minút.

 6. Hodnotenie postupu počas stretnutia

• Je zaujimavé, ako často sa ľudia sťažujú na to, že porady sú úplná strata času. No povedia to až po stretnutí.
• Preto je dôležité získavať ich spätnú väzbu už počas stretnutia. To nám pomáha okamžite zareagovať na priebeh stretnutia a upravovať jeho chod podľa toho, čo je v danom momente dôležité pre účastníkov. Hodnotiť stretnutie až na konci je zvyčajne neskoro na to, aby sme niečo urobili so spätnou väzbou účastníkov.
• Každých 10 minút spravte „kontrolu spokojnosti.“ (Je zatiaľ všetkým všetko jasné? Chceli by ste k tomu niečo pridať? Dáva Vám to zmysel?, Na odpoveď počkajte cca 10 sekúnd. Niektorí ľudia dlhšie formulujú svoje myšlienky, a takto dávame priestor aj im).

 7. Záverečné hodnotenie stretnutia

• Na konci stretnutia si nechajte 5-10 minút na vyhodnotenie stretnutia; túto časť stretnutia nepreskakujte!
• Nechajte každého člena ohodnotiť poradu od 1 do 5, pričom 5 je najviac. Nechajte každého člena vysvetliť svoje hodnotenie dvoma-troma vetami
• Generálneho manažéra alebo najvyššie postaveného manažéra poproste o zhodnotenie porady ako posledného.

 8. Záver porady

• Stretnutia vždy ukončujte včas a snažte sa ich skončiť pozitívne.
• Na konci stretnutia skontrolujte činnosti a úlohy a dátumy, do kedy ich treba vykonať. Opýtajte sa každej osoby, či to zvládne alebo nie (zaviazanie sa k splneniu úlohy).
• Dbajte na to, aby zápisy z porady boli účastníkom zaslané maximálne do 24 hodín od skončenia porady (pomáha to udržiavať dynamiku procesu).

Dúfame, že rady z tohoto článku naplno využijete vo vašej práci a zefektívni Vám to každý jeden meeting, ktorého sa budete účastniť.